Jak zapewnić bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z RODO?

Unijne rozporządzenie z 2018, znane jako RODO, zobowiązało wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe do ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem i użyciem. Zapisy RODO wskazują m.in., jak powinno przebiegać niszczenie dokumentów i kiedy administrujący danymi powinien je zniszczyć. Z tekstu dowiesz się, jak zorganizować niszczenie dokumentacji, by wypełnić wymogi prawa.

Co zapisy RODO mówią na temat niszczenia dokumentów?

Rozporządzenie RODO określa, w jaki sposób podmioty zarządzające danymi mogą gromadzić, przekazywać i utylizować pozyskane dane osobowe. Według RODO, dokumentów zawierających dane osobowe nie można przechowywać dłużej, niż jest to niezbędne, a następnie należy je bezpiecznie usunąć. Zgodnie z rozporządzeniem niszczenie dokumentów powinno mieć charakter nieodwracalny, a niszczenie danych powinno obejmować wszystkie typy nośników danych, również danych cyfrowych. Warto ponadto wiedzieć, że firmy i instytucje powinny dbać o bezpieczną utylizację dokumentów nie tylko ze względu na RODO. Również inne przepisy nakazują niszczenie dokumentów w celu ich ochrony. Mówią o tym m.in. zapisy ustawy o ochronie informacji niejawnych. Bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych jest również ważne z punktu widzenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zachowania w sekrecie innych poufnych informacji, np. projektów, patentów itp.

Jak zgodnie z prawem powinno przebiegać niszczenie dokumentów?

Chociaż niszczenie dokumentacji nie zostało krok po kroku opisane w rozporządzeniu, zawarty w RODO nakaz nieodwracalnego unicestwienia danych, wymusza określony sposób postępowania. Ponieważ niszczenie dokumentów poufnych musi dawać gwarancję, że usuniętych danych nie da się odzyskać, utylizacja dokumentów musi odbywać się na odpowiednim do tego sprzęcie. Chodzi m.in. o niszczarki papieru zgodne z normą DIN 66399, ale nie tylko. Niszczenie dokumentów musi również obejmować dane zgromadzone na dyskach komputerów, w pamięci telefonów, na płytach czy dyskietkach. Urządzenia do niszczenia danych zgromadzonych na tego typu nośnikach również muszą spełniać określone w przepisach normy. Bezpieczne niszczenie dokumentów ma ponadto miejsce tylko wówczas, gdy nikt niepowołany nie ma na żadnym etapie dostępu do usuwanych danych. Tylko wysoki poziom bezpieczeństwa, certyfikowane urządzenia oraz niezawodnie działające procedury pozwalają w 100% wypełnić wymogi stawiane przez RODO. Doskonałym tego przykładem są metody stosowane przez firmę Stena Recycling, która od lat realizuje usługi niszczenia dokumentów poufnych na najwyższym, wzorcowym poziomie.

Jak wygląda bezpieczne niszczenie dokumentów w Stena Recycling?

Oferowana przez Stena Recycling usługa niszczenia dokumentów Stena Confidential ma kompleksowy charakter i obejmuje wszystkie rodzaje nośników danych. Niszczenie dokumentów przejętych od przedsiębiorców z różnych terenów Polski Stena Recycling przeprowadza w wyspecjalizowanych oddziałach. Są to placówki, które dysponują zamykanymi i monitorowanymi niszczarniami, a także nowoczesnym, certyfikowanym sprzętem, takim jak specjalistyczne urządzenia do demagnetyzacji nośników danych oraz ich mechanicznego niszczenia. Procedura przebiega zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa - do niszczonych nośników danych mają dostęp jedynie pracownicy posiadający odpowiedni certyfikat bezpieczeństwa. Te trafiają do utylizacji w pojemnikach zabezpieczonych plombą i przewożone są specjalnymi wozami. Niszczenie dokumentów odbywa się w Stena Recycling nie tylko sprawnie i w całkowitej zgodzie z przepisami, ale przede wszystkim skutecznie: niszczone materiały, w postaci drobnych strzępów, są bowiem następnie przetwarzane na surowce wtórne.